福生市のアントハウスコワーキングスペースにおけるドロップイン料金は、1時間390円で一日最大1,560円で提供しています。こちらの料金表にもきちんと記載してあります。このドロップインの料金体系ですが、毎月の月初に先月分の集計をしています。今月ももう少しで締め日となりますので、その準備をしているところです。
実はシンプルに見える料金体系ですが、会員様の人数が増えるにしたがってなかなかにパターンが細分化されてきました。どういうことなのか、今回は会員様との認識の共有化の意味も込めて、改めて説明したいと思います。
なお、会員様の実際の利用時間については、入口にある入退室システムを使っています。事前登録したICカードにて、入室の時に「ポーン」、退室の時にも「ポーン」と打刻をしてもらっています。会社のタイムカードと同じ要領です。毎月このシステムに記録されたデータを取り出して集計を行います。
1日最大1,560円でストップする
一日最大1,560円ということは、4時間以上利用するなら一律同額ということです。当たり前の話ですが、単純に390円×時間という話ではありません。集計する際は、特に気を付けるべき点ですが、とは言えこれだけの話ならばそんなに難しい話ではありません。
わずか数分のオーバーをどう考えるか
システムで制御しているわけですので、時間のカウントは厳密です。13:00ちょうどから利用を始めて、14:00までに退室を行なえば1時間料金です。裏を返せば、14:01になればシステム上は2時間の利用料金として見なされてしまいます。1分どころか、厳密には1秒でも超過すればそうなってしまいます。
規約通りきっちりとするのなら、当然1秒でも超過すればその分はもしかしたら請求されても仕方ないのかもしれませんが、ちょっとやるせない感じにもなりませんかね。例えば、5分前くらいに帰り支度を整えたけれど、ちょっとトイレにでも寄ってから帰ろうとした時にうっかり1分くらい過ぎてしまったら、それを1時間としてカウントするべきなのかどうか。
この話には、正しい答えはないかも知れません。そのうえで色々考えた結果、5分オーバーまではアリとしようじゃないか、という結論になりました。というわけで集計時ももしも5分以内の超過があってもカウントしないようにするルールとしました。
なにか、たかだか5分のおまけをしているだけでしょ、って思われるかもしれませんが、集計する側からすると実は結構な話になるのです。最後にまとめて話しますので、まずは他の決めたルールも含めていったんお聞きください。
会議室の利用時間を考慮する
会議室はコワーキングスペースの利用とは別に独立しています。一部屋料金で1時間1,000円で、1時間以降は30分毎に500円加算されます。会議室を使用中は、当然ドロップインの利用時間もストップするのが筋です。ドロップインと会議室で二重に料金がかかることはありません。
会議室を利用する際も、最初に入退室の打刻はしてもらっています。なぜなら、会議室の利用の前後でコワーキングスペースを利用するケースもあるからです。例えば、レッスンで会議室を使用するつもりで予約を14:00から15:30までとして、その前の1時間で準備も含めた作業をコワーキングスペースで行うような場合は、前の1時間はドロップインとして料金が発生します。
では、逆に会議室しか使わない場合はどうでしょうか。会議室しか使わないといっても14:00からの予約であれば5分前くらいには到着していても不思議ではありませんし、15:30で会議室の利用が終わりすぐに退室したとしても、数分はどうしてもずれはあってもおかしくはないです。そういうのも含めて会議室の時間と考えてもいいのですが、上記の5分オーバーと同じ考えで、会議室の利用の前後数分は合ってもカウントしない方がいいのではないかと考えています。結論を言ってしまえば前後15分以内であればドロップインの時間はカウントしないというルールとしました。
ドロップインの一時退室の考え方
一日中もしくは利用時間が4時間を超えるような場合は、上限1,560円ルールがあるため、あまり気にしなくてもいい話ですが、例えばお昼を挟む時間帯で午前1時間、午後1時間という利用の仕方の場合はどうでしょうか。
入退室システムの関係上、もし一時退室で打刻をせずに外出してしまった場合、その時間帯もカウントはしてしまいます。本来は2時間の利用なのにお昼を挟んでしまったがために3～4時間の料金になる可能性もあります。
そういった事情もあるため、基本的には一時退室でもICカードでの記録をお願いしています。反対に一時退室してもしなくても料金変わらないような場合は、任意とさせていただいています。
集計時はこれらのルールを反映させる
なんとなくお気づきかと思いますが、同じドロップインでも利用方法で結構パターンが分かれます。それぞれのルールをまとめると以下の通りとなります。合計時間とはドロップインとして利用する時間の合計です。
- 1時間390円の計算で済むパターン（4時間未満）
- 一日最大1,560円になるパターン（合計4時間以上）
- 5分オーバーはカウントしない。
- 会議室利用時間は、合計時間に含まれない。
- 会議室利用する場合で、合計時間が15分未満はカウントしない。
- 打刻をした場合の途中退室時間はカウントしない。
会員様が２～３人とかなら全然問題ないのですが、これが何十人単位になり、且つ1か月分の集計になると結構大変です。とても手作業ではやってられませんし、ミスをしない保証も出来ません。しかも今はこれにプラスして、初回1時間を無料にするキャンペーンもありますし、元々のプリント料金も考慮しなければなりません。
そういった訳で、集計のためのシステムを作りました。入退室システムのソフトはタイムカード記録だけしかできないタイプなので、別途集計するものが必要でした。まぁシステムといってもエクセルで作った簡易的なものですが、一応機能上は問題ありません。会員様が100名を超えるような状況になったら、もっとバージョンの上がったシステムを考えなければなりません。
月額会員プランであれば時間を気にせず利用できます
週2回以上利用するような場合は、是非月額会員のプラン変更をご検討下さい。上記のような細かな時間の制約から解放されます。運営側は、月額会員様であっても利用状況を確認するために、やはり同じように集計はしますので、こちらの手間が減ることはありませんが、会員様側は考慮しなくて済むようになります。すみませんが、入退室の打刻は変わらず行なってください。
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